Un solo circuito de evaluación de proveedores para cuatro áreas, con las herramientas que ya tenían

Cada compra o servicio importante se evalúa desde cuatro áreas distintas, cada una con su propia mirada sobre el proveedor y su propio cuestionario. Las cuatro cargaban a mano, al mismo tiempo, en el mismo Excel compartido. Y no era una evaluación al año: hay ciclos por país y por evento, como el cierre de una parada de planta o una inversión. Con hasta 300 órdenes por ciclo y cada evaluador asignado a filas distintas, encontrar lo propio obligaba a filtrar y revisar renglón por renglón. Mientras tanto, el área responsable de la evaluación tenía que reclamarle a cada evaluador, uno por uno, que completara su parte.

• Casi 100 reglas por escrito antes de programar

  Relevamos cómo evalúa cada área y lo dejamos en reglas de negocio, cada una con su origen, acordadas con el cliente reunión por reunión.

• Una app donde cada evaluador ve solo lo suyo

  En una Power App, cada persona entra, ve sus órdenes pendientes, responde el cuestionario de su área y finaliza. Sin buscar su fila en una planilla.

• El Excel se queda, pero nadie lo edita a mano

  El Excel pasó a ser la base del sistema, en SharePoint. La orden se carga una sola vez con sus cuatro evaluadores, y los puntajes por área y el total ponderado se calculan solos.

• Avisos y recordatorios automáticos

  Con Power Automate, cada evaluador recibe periódicamente un aviso con las evaluaciones que le faltan y un botón que lo lleva directo a la app.

• Quién, cuándo y con qué resultado

  Cada evaluación queda registrada con su evaluador, su fecha y su puntaje. Al cerrar un ciclo, se archiva con su reporte y se arranca uno limpio.

• Prueba de carga con el volumen máximo

  Antes de ponerlo en uso, lo sometimos a una prueba de carga con un ciclo completo de 300 órdenes. Todo corre dentro de su Microsoft 365, sin licencias nuevas ni servidores.

A las dos semanas de empezar a trabajar, ya había una primera versión funcionando y aprobada por el cliente. Hoy cada evaluador ve solo lo que le toca, los recordatorios salen solos y el Excel se completa sin que nadie lo edite a mano. Con el sistema andando, ya empezamos a planificar su integración con SAP y otros sistemas de gestión.